Como hacer cartas de negocios efectivas

Aunque el teléfono sigue siendo la principal herramienta para llegar a sus potenciales clientes, en muchas ocasiones necesitará escribir una carta de venta. Una carta de venta impactante puede reforzar su mensaje de ventas, mejorar significativamente la imagen de su empresa en la mente de su potencial cliente, y abrirle las puertas. Una carta ineficaz hará que su potencial cliente pierda interés en su producto o servicio y puede fácilmente costarle una cuenta.

Las cartas de venta tienden a caer en una de tres categorías: cartas de presentación, cartas de seguimiento y cartas adjuntas a los paquetes de presentación. Tal como su nombre lo sugiere, las cartas de presentación se utilizan para presentarse a un potencial cliente e informarle que lo va a visitar en una fecha y hora determinadas. Las cartas de seguimiento sirven para reforzar un argumento planteado durante un contacto anterior: podría ser una conversación telefónica o una reunión personal. Las cartas adjuntas se remiten como parte de un paquete más grande, y ponen sobre aviso al lector acerca de lo que encontrarán en dicho paquete.

La palabra más disuasiva de una carta de venta es “yo” y la más eficaz es “usted”. Nunca comience una carta con “Yo” porque es probable que el lector no pase a la palabra siguiente. Todo se reduce a vender beneficios: sus potenciales clientes no están interesados en las características de sus productos o servicios, sino en la forma en que dichos productos o servicios los pueden beneficiar. Cambie “Puedo entrenar a sus representantes de servicio en las técnicas de satisfacción más recientes” a “El coeficiente de reclamos de sus clientes disminuirá si entrena a sus representantes en las técnicas más recientes de satisfacción del cliente”.

Informe o vuelva al informar al lector acerca de quién es usted

En muchos casos, es necesario comenzar la carta con una breve presentación de quién es usted y qué es lo que hace. Esto es lo básico en una carta de presentación, pero si ya ha hablado con esta persona, mencionar quién es usted establecerá nuevamente un sentido de contacto. Por ejemplo: “Fue muy interesante conversar con usted el jueves pasado. Acme Partners es una agencia de publicidad que le puede ayudar a incrementar el tráfico en su sitio Web mediante una campaña focalizada a través de anuncios en Internet”.

Utilice viñetas

El cuerpo de su carta debe incluir aproximadamente tres puntos clave, separados por viñetas. A los lectores les gustan las viñetas porque facilitan la lectura de la carta. En su calidad de escritor y vendedor, obtendrá un beneficio si dirige inmediatamente al lector a los argumentos importantes que desea plantear.

Finalice con una acción

¿Qué resultado desea obtener con su carta? ¿Espera obtener una cita personal? ¿Está respondiendo las preguntas planteadas en una reunión anterior? ¿Desea informar mejor a su potencial cliente? ¿Necesita obtener un contrato firmado? Debe concluir su carta solicitando una acción específica y cuantificable. Por ejemplo: “Lo llamaré el martes 18 de noviembre a las 10 a.m. para fijar una reunión” o “Le agradeceré devolver el contrato adjunto el viernes 12 de diciembre o llamarme si tiene alguna pregunta adicional”.

Limite el largo de su carta

Es raro que alguien vaya a leer más allá de la primera página, por lo tanto, limite el largo de su carta a una página. Muchos lectores se fijan de inmediato en la firma al final de la página para saber de quién proviene la carta. Limitarse a una página también lo obligará a ser sucinto, dado que una carta vaga es una carta ineficaz.

Demuestra que “entiende” la empresa de su potencial cliente

Se ganará de inmediato la confianza de su cliente si demuestra que entiende de qué se trata la empresa de éste. Esto es especialmente importante cuando intenta comunicarse con un cliente corporativo grande. Refiérase brevemente a su marca, su imagen y sus necesidades. Por ejemplo: “Acme tiene fama de dar un servicio de calidad superior y mantener en primer lugar las necesidades de sus clientes” o “Es un enorme prestigio tener un artefacto Ajax”.

Utilice datos estadísticos

Respalde sus afirmaciones con datos estadísticos. Esto demuestra que entiende los asuntos de la empresa del cliente, al mismo tiempo que demuestra que su producto o servicio puede resolver un problema. Además, le da a su potencial cliente una razón para respaldar su producto o servicio dentro de la empresa. Por ejemplo, una empresa de capacitación en software que le venda a un cliente corporativo podría citar: “Según Acme Research Associates, el usuario promedio de computación pasa más de 100 horas al año tratando de descubrir cómo se realizan determinadas tareas”.

Regale ideas

Su carta de venta es, básicamente, una propuesta de venta muy breve, de manera que necesita demostrar que está pensando en las necesidades de su potencial cliente. Tal vez dude de poner sus mejores ideas en una carta, por temor a que su potencial cliente las utilice pero que no llegue a contratar a su empresa. Eso es un error. Al poner sus ideas en la carta, hará que su potencial cliente sienta que ya está obteniendo algo y que se beneficiará de sus productos o servicios. Más importante aún, demostrará que es creativo, que actúa rápidamente y que tiene en mente los intereses del cliente.

Pida a alguien que se la revisa

Consiga otro par de ojos para que revise las cartas antes de que las envíe. Esto le permitirá determinar si su carta es clara y si se está dando a entender. Asimismo, pídale a la persona que revise si hay errores ortográficos: no le gustaría perder una cuenta a raíz de una palabra mal escrita u otro error descuidado.